В Україні нарешті запрацюють електронні архіви

Міністерство юстиції та Державна архівна служба України презентували пілотний проєкт «е-Архів». Відтепер документи Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів зберігатимуться в електронних архівах. Це дасть змогу в кілька кліків знайти всі необхідні відомості і не зберігати купу паперів офлайн.

Що це змінить

Архівну інформацію тепер відцифрують та внесуть у систему документообігу. Державним даним більше не загрожуватимуть життєві обставини. Це особливо важливо під час війни. Оскільки ворог намагається знищувати цінні для українців папери. Якщо інформацію буде відцифровано, це стане неможливим.

Жодних поїздок по державних архівах тепер непотрібно. Щоб отримати доступ, треба лише зайти на сайт. Жодних стосів паперу і загублених папок. Кілька кліків — і працівники Мінʼюсту знайдуть необхідну для вас інформацію.

«Ми створили усі умови, щоб архівні документи накопичувались, обліковувались та зберігались в електронному вигляді. До того ж, весь цей процес відбуватиметься автоматизовано. Тож тепер усього за кілька кліків можна буде знайти необхідні архівні відомості, а не переривати стоси паперових документів. Українські архіви стають ще доступніші», — повідомив під час презентації пілотного проєкту заступник vіністра юстиції України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Сергій Орлов.

Лише Міністерство юстиції щорічно передає до державного архіву близько 1200 справ паперових документів. А це 240 тисяч аркушів формату А4. Крім того, для електронних документів, які необхідно зберігати понад 10 років, виготовляються ще й засвідчені паперові копії.

Реалізація проєкту

«Реалізація пілотного проєкту «е-Архів» дасть змогу здійснювати роботу з архівування електронних документів в органах влади та створить належні умови для постійного зберігання і використання електронних документів Національного архівного фонду (так званих «born digital documents») та державних інформаційних електронних ресурсів. Після подальшого масштабування в Україні запрацюють справжні електронні архіви! Відкриваємо еру електронного архівування в Україні разом», – зазначив голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов.

Тестування проєкту проходило в системі «АСКОД». На першому етапі було сформовано та передано окремі електронні документи Міністерства юстиції на зберігання до архіву Мін’юсту та до Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву.

Надалі проєкт масштабують на всі органи влади, а згодом — і на інші організації.

Пілотний проєкт реалізовано Міністерством юстиції України разом із Державною архівною службою, Міністерством цифрової трансформації України, проєктом ЄС Pravo-Justice та іншими партнерами.