Организации удаленной работы: необходимое ПО и инструменты

Современность диктует свои условия – сегодня работа вне офиса становится обычной практикой и никого не удивляет. На рынке труда все чаще появляются подобные предложения, однако сама возможность такого варианта занятости для сотрудника будет зависеть от наличия у специалиста инструментов, которые позволят выполнять возложенные на него обязанности дистанционно. Выбранные системы и набор предложений зависит от особенности деятельности, но некоторые устройства необходимы представителям всех профессий.

Без чего нельзя обойтись при организации удаленной работы

Благодаря актуальным технологиям дистанционный формат работы сегодня становится доступным для людей различных профессий – при этом крайне важно, какие именно инструмент предполагаются для использования. Исследования подтверждают – если под рукой имеется все необходимое, оснащенное дома рабочее место предоставляет массу преимуществ и для сотрудников, и для работодателей. Этот факт становится отправной точкой к развитию «удаленки» в различных сферах деятельности.

Сегодня значительно расширяются возможности для осуществления трудовой деятельности, не выходя из дома – это легко объясняется факторами, среди которых можно выделить следующие:

• постоянное увеличение скорости соединений;
• глобализация и процессы, с ней связанные;
• доступность оборудования, подключаемого к интернету;
• всеобщая заинтересованность форматом «удаленки».

Однако работу из дома сложно наладить без использования ряда ПО для удаленной работы – их отсутствие мешает выполнять рутинные задачи, общаться с сотрудниками и клиентами, а также компаниями-партнерами. Особенно важно иметь под рукой все необходимое – оборудование, сервисы, программы.

Устройства, выбираемые для «удаленки»

Чтобы осуществлять работу из дома, необходимо обеспечить постоянный доступ к оборудованию, имеющему выход в мировую сеть. Мало того – оно должно поддерживать все программы и сервисы, которые требуются для выполнения работы. Возможен выбор из ряда вариантов, среди которых:

• стационарный компьютер;
• ноутбук;
• смартфон;
• планшет.

В большинстве ситуаций работу можно выполнить благодаря наличию ноутбука или ПК. У данный устройств большой экран, что дает возможность работать, не уставая, несколько часов подряд. При этом техника имеет достаточную производительность для работы в любых программах и приложениях. Если специфика деятельности подразумевает набор больших объемов информации, пользователю потребуется клавиатура. Конечно, она может быть присутствовать и у планшета, но в этом случае набирать текст будет крайне неудобно из-за небольших размеров клавиш – использовать такую клавиатуру по несколько часов в день крайне неудобно.

Между тем, в некоторых ситуациях именно планшета и даже смартфона будет вполне достаточно – правда, лучше все же использовать их в качестве мобильных устройств, как дополнение. Это, в первую очередь, полезно для людей, привыкших действовать в условиях многозадачности.

Сервисы и средства общения

Специалист должен понять, какие именно варианты и сервисы потребуются для осуществления коммуникации с заказчиками, клиентами и партнерами. Исходя из ситуации, общение осуществляется с использованием звонков, передачи текстовых обращений, а также в видеоформате.

Смартфоны дают возможность активного взаимодействия – можно звонить, отправлять, а также получать текстовые сообщения, работать с электронной почтой. Благодаря наличию камер и приложений возможен обмен изображениями и видеозвонки. Часто смартфон становится основным средством связи в условиях «удаленки» – тем более, что он всегда под рукой. При этом в некоторых случаях видеозвонок эффективнее осуществить и с использованием большого экрана – например, используя планшет или ноутбук. Скорее всего, в ряде случаев такая коммуникация окажется более эффективной.

Если ноутбук или стационарный ПК не имеет встроенной видеокамеры, ее, конечно, придется приобрести. Также необходимо контролировать качество звука – для этого специалисту потребуются наушники, имеющие микрофон. Упростить обмен документами внутри компании, а также предоставление их клиентам, коллективную работу с необходимыми файлами поможет использование облачного хранилища.

Организация удаленной работы и программы, которые могут потребоваться

Сегодня пользователю предлагается два варианта виртуализации рабочего места – речь идет о технологиях VDI и RDS (virtual desktop infrastructure и remote desktop services). Первый вариант предполагает общий сервер с присутствующими на нем образами операционных систем каждого пользователя. При использовании RDS в качестве рабочей среды выступает операционная система сервера, то есть все программы запускаются непосредственно на нем. RDS требует меньше аппаратных ресурсов сервера, снижаются затраты и на лицензированные программы. Минусом является то, что, используя данный подход, пользователь не сможет установить собственное виртуальное приложение.

О минусах удаленных рабочих мест

Основным недостатком становится рост трафика. Чаще всего он будет целевым, то есть его нельзя будет ограничить или запретить. Проблема может быть решена увеличением пропускного канала – это может существенно увеличить расходы на обеспечение работоспособности сети.

В ситуации, когда качество связи не удовлетворяет требованиям, необходимо проверить ограничения провайдера, а также настройки безопасности.

Удаленные рабочие места подлежат тщательной настройке, поскольку от этого зависит безопасность компании в целом. Целесообразным является использование настройки доступа пользователя – при этом каждый сотрудник имеет определенный круг полномочий. Аккаунты специалистов защищаются с использованием двухфакторной аутентификации. Запрет на доступ к определенным файлам даст возможность уберечь от преднамеренной или случайной утечки как персональные данные, так и те, что касаются компании.

Но эта сложность – не единственная. Основная проблема при организации места для удаленной работы заключается в том, чтобы понять, какие именно программы для этого необходимы. Приложения могут отличаться исходя из того, что будет входить в обязанности сотрудника, но существуют и варианты, которые необходимы каждому из тех, кто трудится на «удаленке».

К примеру, большинству пользователей необходим текстовой редактор Microsoft Word и приложения для ознакомления с файлами в формате PDF. Помимо этого, часто требуется ПО, помогающее работать с базами данных, а также таблицами. Для обеспечения взаимодействия между сотрудниками и клиентами необходима электронная почта. Не лишними окажутся такие приложения как WhatsApp и Microsoft Teams, поскольку они помогут организовать и провести видеоконференции.

Обеспечение безопасности

На любое домашнее устройство необходимо установить антивирус. Это крайне важно, поскольку современные хакеры стараются всеми способами взломать домашние ПК и получить корпоративную информацию. Сделать это значительно проще, чем если речь идет о внедрении в корпоративную систему, имеющую несколько уровней защиты.

Совет в этом случае прост: любой антивирус имеет бесплатную версию, которая защитит устройство на месяц. После можно установить другой вариант – и тоже бесплатно. Таким образом можно избежать оплаты – хотя бы на какое-то время.

Работа с офисными продуктами

Как правило, это недешевое удовольствие, но траты окажутся не столь заметными, если делать покупку ежемесячно. Большинство разработчиков ПО сегодня предоставляют такую возможность. К примеру, Office 365 предлагает пользователю скайп, стандартные продукты MS Office, наличие облачного хранилища и пр. Из преимуществ можно отметить то, что работа в облаке является защищенным вариантом.

Необходимо обеспечить контроль за деятельностью сотрудников – и это повод обратить внимание на Atlassian JIRA. Это ПО поможет организовать контроль каждого сегмента компании – руководитель всегда будет в курсе, на каком этапе находится тот или иной проект.

Корпоративная связь и софт

Выбор вариантов обеспечения средств общения между сотрудниками огромен – от известного всем Skype до Zoom. Последний является достаточно новым продуктом, удобным для проведения видеоконференций. Присутствует на рынке и Slack, который прекрасно интегрируется в Atlassian JIRA.

Но как быть со специализированным софтом? На данный момент существуют специальные продукты для представителей различных направлений – к примеру, архитекторов или учителей. Многие из них можно получить бесплатно и благодаря этому наладить полноценную работу на «удаленке».