Новая версия СЭД «ДЕЛО» от ЭОС: акцент на инструментах коллективной работы, юзабилити и интеграционных модулях

Компания «Электронные Офисные Системы» в год своего двадцатилетия выпустила новую версию системы электронного оборота «ДЕЛО» – продукта, который, согласно независимым аналитическим исследованиям, много лет удерживает лидирующие позиции на российском рынке СЭД по количеству реализованных проектов и числу внедренных рабочих мест. В СЭД «ДЕЛО» версии 14.2 расширился список поддерживаемых платформ, появились дополнительные инструменты для организации коллективной работы, расширены возможности при доступе в СЭД через веб-интерфейс, добавлены дополнительные механизмы обеспечения стабильной работы интеграционных модулей. Кроме этого, появились новые функции по работе с РК и РКПД в кабинетах (с резолюциями и папками пользователя), изменился интерфейс отображения виз и подписей, расширился список протоколируемых действий в СЭД. В целом новая версия СЭД «ДЕЛО» унаследовала традиционный интерфейс, все изменения в котором направлены на улучшение юзабилити продукта.

Серверная часть системы «ДЕЛО» 14.2 теперь работает на платформе Windows Server 2012, а клиентская часть поддерживает Windows 8.1. В новую версию СЭД добавлена поддержка СУБД MS SQL Server 2012, MS SQL Server 2014, Oracle 12c.

Коллективная работа пользователей с документами теперь может осуществляться и через «Личные папки». Ранее этот инструмент предназначался только для формирования индивидуальных пользовательских списков РК и РКПД по какому-либо принципу: тематике, автору документа (корреспонденту), рабочему процессу, задаче и т.п. В новой версии можно предоставить доступ к этим выборкам и для других пользователей, которые получат права на просмотр содержимого папки (просмотр перечня объектов и редактирование примечаний к ним), добавление и удаление записей, управление правами доступа, удаление папки. Перечень доступных другим сотрудникам прав на работу с «Личными папками» пользователь определяет самостоятельно.

В окне «Папки пользователя» теперь вместе со «своими» папками показываются и «чужие», к которым у пользователя есть доступ. В зависимости от операции, из которой вызвано окно, показываются чужие папки, на которые у текущего пользователя есть определённые права. Таким образом, в СЭД «ДЕЛО» появился дополнительный инструмент для информационного взаимодействия в подразделениях или временных рабочих группах.

Появилась возможность дать пользователю право доступа к просмотру РКПД в папке кабинета, даже если он не имеет прав на работу с ними. Ранее пользователь не мог просматривать РКПД, если он не имел прав работы хотя бы за одного из фигурантов РКПД. В новой версии можно настроить права так, чтобы такой пользователь мог видеть записи всех РКПД, находящихся в соответствующих папках кабинета, и иметь к ним доступ на чтение.

В новой версии добавлены дополнительные инструменты для работы с резолюциями и отслеживания сроков исполнения. Теперь в системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web» операция группового ввода подчиненных резолюций доступна в папке кабинета «Поступившие» (раньше была доступна только в папке «На исполнении»). Ранее в системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web» действие параметров пользователя «Первый исполнитель от предыдущей РКПД», «Дата резолюции от предыдущей резолюции», «Автор резолюции от предыдущей резолюции» распространялось только на текущий сеанс работы пользователя с системой. То есть, если пользователь прерывал работу, не закончив вводить проекты резолюций по всему блоку однотипных документов, при следующем входе в систему приходилось заново вводить дату, автора и исполнителей резолюции. Теперь эти параметры могут быть настроены так, что они будут распространяться на все сеансы работы данного пользователя в СЭД, что экономит время специалистов в организациях с большим объемом документооборота.

В системе «ДЕЛО» и в подсистеме «ДЕЛО-Web» в папках кабинетов теперь для отметки записей с истекающими плановыми датами можно задавать отрицательные значения.

В системе «ДЕЛО» это следующие параметры:

  • «Подсвечивать записи с поручениями РК, срок исполнения которых истекает через <N> дней и ранее»,
  • «Подсвечивать записи в папке «Управление проектами», срок которых истекает через <N> дней и ранее».

В подсистеме «ДЕЛО-Web» это следующие параметры

  • «Отмечать плановую дату в папке «Управление проектами» для РКПД, срок подготовки которых истекает через <N> дней и ранее»,
  • «Отмечать плановую дату для поручений, срок исполнения которых истекает через <N> дней и ранее».

Теперь возможные значения данных параметров – целые числа от «-99» до «999». То есть можно отфильтровать записи, срок действий (исполнения) по которым истек несколько дней назад.

Интерфейс реквизита «Визы и подписи» получил визуальные инструменты отображения. В системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web» появилось окно множественного реквизита «Визы и подписи», содержащее дерево виз/подписей, где в перечнях виз/подписей отображается иерархия виз. При удалении «родительской» визы теперь в обязательном порядке удаляются все ее подчиненные визы. При печати РКПД и при печати листа согласования РКПД визы в печатной форме сортируются с учетом их иерархии.

В подсистеме «ДЕЛО-Web» в разделе «Файлы» окна РК/РКПД появилась возможность предварительного просмотра файлов. В разделе появилась команда «Предпросмотр», щелчок на которой открывает/закрывает секцию предварительного просмотра файлов. В секции доступен выбор файлов для предварительного просмотра, а также выбор расположения секции (справа или слева в окне РК/РКПД).

Для предварительного просмотра доступны файлы следующих типов:

  • в общем случае: HTM, HTML, PDF, TXT, JPEG, GIF, PNG, BMP;
  • дополнительно (при наличии в системе установленной и корректно настроенной Службы конвертации файлов): DOC, DOCX, DOCM, RTF; XLS, XLSX; PPT, PPTX; TIFF, включая многостраничные. Файлы этих форматов открываются для предварительного просмотра в формате PDF, в который их конвертирует Служба конвертации файлов.

 

В интеграционные модули СЭД «ДЕЛО», обеспечивающие взаимодействие с интернет-приемной, добавлены дополнительные инструменты для обеспечения надежной работы и своевременного доведения информации о работе с обращением до сведения заявителя. Процедуры формирования уведомлений «Модуля интеграции с интернет-приемной» и модуля «Опубликование хода работ с обращениями граждан» при передаче сформированных уведомлений на почтовый сервер теперь предусматривают отслеживание успешности их приема. Если попытка передать сформированное уведомление закончилась неудачей (например, по причине отсутствия связи с почтовым сервером), уведомление будет сохранено в папку, указанную в настройках процессов, и процедура будет повторять попытки передать неотправленное уведомление на почтовый сервер через интервал времени, указанный в настройках. Эти попытки будут повторяться циклически до тех пор, пока передача уведомления не будет успешно осуществлена.

«Модуль интеграции с интернет-приемной» теперь может формировать уведомления о пересылке и переадресации обращений. Необходимость формирования этих уведомлений задается в настройках с помощью установки флажков «Уведомлять о пересылке в подведомственную организацию» и «Уведомлять о переадресации в другую организацию».

Появился новый специальный доп. реквизит «Модуля интеграции с интернет-приемной» и модуля «Опубликование хода работ с обращениями граждан» — «E-mail для ответа», в котором автоматически сохраняется указанный гражданином на портале и переданный в паспорте обращения E-mail для ответа. Уведомления о ходе рассмотрения обращения отправляются гражданину на адрес, указанный в доп. реквизите «E-mail для ответа», но если этот реквизит в РК обращения не заполнен, то используется E-mail адрес, указанный у данного гражданина в справочнике «Граждане».

Изменения, включенные в версию 14.2, также затронули работу со справочниками, взаимодействие через СЭВ, параметры полнотекстового поиска, механизмы проверки ЭП, протоколирование действий с дополнительными реквизитами, работу с прикрепленными фалами и описями дел. С полным списком изменений и отличий от предыдущей версии можно ознакомиться в документации на систему.