В МУП «Нефтекамскводоканал» завершен первый этап внедрения электронного документооборота

Компания «Медиалюкс», партнер ЭОС в Уфе, в начале августа текущего года завершила первый этап автоматизации документооборота в Муниципальном унитарном предприятии «Нефтекамскводоканал» (Республика Башкортостан). В качестве программного комплекса для управления документами была выбрана СЭД «ДЕЛО».

МУП «Нефтекамскводоканал» обеспечивает питьевой и технической водой население и предприятия г. Нефтекамска, г. Агидель, населенных пунктов Краснокамского района, а также производит сбор и транспортировку сточных вод от потребителей, их очистку и сброс в водный объект. В хозведении предприятия находятся водозаборы, водопроводные и канализационные насосные станции, 408,9 км водопроводных и 189,8 канализационных сетей, водоочистные и биологические очистные сооружения. В настоящее время МУП «Нефтекамскводоканал» — это 14 основных и вспомогательных цехов и служб, 514 человек персонала, 71 единица техники.

До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были автоматизированы. Традиционная схема документооборота, использовавшаяся в МУП «Нефтекамскводоканал», не отвечала актуальным задачам совершенствования системы управления. Основной целью проекта стал постепенный перевод работы с документами с бумажного в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки и прохождения документов.

В рамках проекта заказчиком были поставлены ключевые задачи:

  • Автоматизация регистрации корреспонденции, приходящей как в бумажном виде, так и по электронной почте.
  • Перевод на новый уровень контроля исполнительской дисциплины (за счет регистрации в СЭД всех поручений высшего руководства и автоматизации контрольных процедур).
  • Формирование отчетных форм средствами СЭД для дальнейшего использования их руководством в качестве базы для принятия управленческих решений.
  • Снижение временных затрат на рутинные процедуры поиска документов и поручений.
  • Автоматизация формирования журналов регистрации корреспонденции и уход от бумажной регистрации.

Все эти задачи были успешно решены в рамках первого этапа проекта. Первоначально специалисты ООО «Медиалюкс» провели анализ структуры и объема документооборота предприятия. Также было проведено обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами.

На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота. Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, затем были подключены клиентские рабочие станции.

Все работы по проекту были завершены в течение месяца. Специалисты заказчика прошли курс обучения работе с системой. В ходе обучения производилась «тонкая» настройка системы под работу конкретных специалистов. В настоящее время работники МУП «Нефтекамскводоканал» в случае необходимости получают консультации по работе с СЭД «ДЕЛО» в удаленном режиме.

Таким образом, итогом первого этапа автоматизации стал переход от бумажной регистрации документов и поручений к электронной. В дальнейшем планируется расширение использования системы на предприятии для полноценного электронного взаимодействия между подразделениями аппарата управления МУП. Для повышения оперативности обмена информацией рассматриваются варианты использования системы для работы с территориально удаленными подразделениями.

Напомним, что решения компании ЭОС, в том числе СЭД «ДЕЛО», очень часто выбираются для автоматизации документооборота предприятиями, работающими в сфере ЖКХ. По данным последнего аналитического обзора компании DSS Consulting, на долю ЭОС приходится около 67% реализованных проектов в этой отрасли. Из наиболее интересных проектов, недавно завершенных нашими партнерами, отметим автоматизацию документооборота в МУП «Калининградтеплосеть», МУП РИВЦ «Симплекс», ОАО «УК по обращению с отходами в Ленинградской области».