Ленинградская областная управляющая электросетевая компания: развиваем электронный документооборот на СЭД «ДЕЛО» последовательно

ОАО «Ленинградская областная управляющая электросетевая компания» (ОАО «ЛОЭСК»), ведущее предприятие энергетической отрасли Ленинградской области, с 2006 года поэтапно развивает корпоративную систему электронного документооборота. Для автоматизации работы с документами была выбрана СЭД «ДЕЛО», а исполнителем проекта стал «Золотой партнер» ЭОС – компания «Офис-Док».

ОАО «ЛОЭСК» образовано 30 августа 2004 года на базе 15 муниципальных предприятий электрических сетей. Сегодня компания является естественным монополистом в сфере электроэнергетики на территории Ленинградской области. Обеспечение надежного электроснабжения предприятий, объектов социальной сферы, жилых домов является основным содержанием деятельности ОАО «ЛОЭСК» и социальной миссией.

Предприятие, от качества работы которого напрямую зависит развитие экономики региона, стремится стать эталоном для всего энергетического комплекса области и отвечать самым высоким требованиям клиентов. Международные стандартны ведения бизнеса, прозрачность бизнес-процессов и эффективный менеджмент являются залогом успешной реализации стоящих перед ОАО «ЛОЭСК» задач. Одним из важных направлений оптимизации управленческой деятельности стало внедрение эффективной схемы организации документооборота с использованием программного комплекса «ДЕЛО». Из учетной системы, первоначально обеспечивающей функционирование службы документационного обеспечения, «ДЕЛО» за годы реализации проекта превратилось в автоматизированный информационный комплекс, решающий задачи для всех подразделений ОАО «ЛОЭСК».

Хронология развития проекта выглядит следующим образом:

1 этап (2006 год). Специалисты компании «Офис-Док» провели обследование документооборота, по результатам которого было сформировано техническое задание. В соответствии с контрактом заказчику были переданы 7 лицензий на СЭД «ДЕЛО», система установлена и настроена на 7 рабочих местах, а будущие пользователи (сотрудники отдела документационного обеспечения) прошли обучение. После периода опытной эксплуатации система заработала в штатном режиме.

2 этап (2006-2009 годы). Закуп дополнительных лицензий: к 2009 году в СЭД работало уже 22 пользователя; были автоматизированы основные задачи канцелярии (регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, перевод их в электронный вид, обеспечение контроля исполнения поручений).

3 этап (2010 год – по настоящее время). В конце 2009 года руководство ОАО «ЛОЭСК» поставило задачу комплексной автоматизации процессов документооборота и более полного использования возможностей его электронной составляющей. Необходимость существенного расширения участков автоматизации потребовала повторного анализа программных продуктов, представленных на рынке, с точки зрения их пригодности для удовлетворения изменившихся требований заказчика. По результатам мониторинга рыночных предложений в начале 2010 г. было принято решение о расширении внедрения СЭД «ДЕЛО».

В течение этого этапа несколько раз закупались дополнительные лицензии, общее число которых сегодня составляет 314. Участниками системы документооборота стали канцелярия, отдел информационного сопровождения, отдел договорной работы, отдел методологии и системных разработок по управленческому учету, бухгалтерия и другие подразделения. Средствами СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы согласования документов.

На сегодня пользователями СЭД являются делопроизводители, руководители отделов и исполнители документов. В перспективе заказчик планирует сделать полноценными участниками документооборота высших руководителей компании и внедрить электронную подпись. Это позволит перейти на внутренний электронный документооборот и более полно использовать функционал СЭД «ДЕЛО» для управления документами ОАО «ЛОЭСК».

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» является одним из самых популярных решений, выбираемых предприятиями сферы энергетики для создания корпоративных систем управления документами. Наиболее интересными проектами здесь являются внедрения системы в ОАО «Татэнерго», ОАО АК «Якутскэнерго», ОАО «ОГК-6» (Шестая генерирующая компания), ОАО «Кузбасская энергетическая сбытовая компания», ОАО «Сибирско-Уральская энергетическая компания» и десятки других крупных энергетических компаний.

Проект автоматизации документооборота в ОАО «Ленинградская областная управляющая электросетевая компания» ведет компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург). Компания была создана в 2001 году. Сегодня «Офис-Док» является одним из ключевых партнеров ЭОС, осуществляя внедрения решений вендора по всей России, и имеет статус «Золотого партнера».