Управление ГФС России по Приволжскому федеральному округу начало работу в СЭД «ДЕЛО»

В феврале 2014 года в Управлении государственной фельдъегерской службы Российской Федерации по Приволжскому федеральному округу начаты работы по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проект осуществляет ООО «Интэлс» (г. Тольятти) – «серебряный» партнер ЭОС.

Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России) является одной из старейших государственных структур – ее создание датируется эпохой Павла 1-го. В те времена личный состав Фельдъегерского корпуса обеспечивал доставку указов императора, приказов, донесений, ценных бумаг, посылок, а также сопровождение высокопоставленных лиц.

Сегодня ГФС занимает особое место в системе органов исполнительной власти – служба обеспечивает федеральной фельдъегерской связью высшие органы исполнительной и законодательной власти Российской Федерации и  имеет прямое подчинение Президенту России. В единую систему органов ГФС России входят подразделения центрального аппарата в Москве, территориальные органы и подведомственные организации.

Несмотря на то, что схема работы по доставке секретной корреспонденции за три века претерпела минимум изменений, в ГФС России успешно внедряются и современные методы работы с документами. С 2010 года центральный аппарат службы ведет документооборот в СЭД «ДЕЛО», которое постепенно приходит и в территориальные органы.

В оперативное подчинение Управления Государственной фельдъегерской службы по Приволжскому федеральному округу входят 13 отделов, расположенных в субъектах входящих в округ. На первой стадии проекта внедрение системы затронуло «окружное» управление, расположенное в  Нижнем Новгороде. Заказчиком были определены следующие задачи, которые требовалось решить на данном этапе:

  • автоматизация регистрации входящей и исходящей корреспонденции (уход от бумажных регистрационных журналов);
  • создание электронного архива документов;
  • отработка технологии перехода на электронный документооборот.

Основные работы по проекту в УГФС по Приволжскому округу (обследование, установка, обучение) были завершены в течение недели. Система была установлена на сервер и рабочие места пользователей, настроена на технологическую схему документооборота. Сотрудники УГФС по ПФО (будущие пользователи СЭД) прошли индивидуальное обучение.

В настоящее время идет активное освоение системы. В ближайших планах — установка многофункционального устройства (МФУ), предназначенного для сканирования документов с последующим прикреплением к регистрационным карточкам их электронных образов.

Заказчик ожидает, что внедрение СЭД «ДЕЛО» позволит упорядочить документооборот, сократит время прохождения документов, обеспечит сотрудникам быстрый доступ к необходимой информации и в целом повысит эффективность деятельности УГФС по ПФО. В дальнейшем планируется увеличить количество рабочих мест системы и обеспечить доступ в СЭД всем специалистам, задействованным в процессах подготовки и рассмотрения документов.