В Хакасии в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти «ДЕЛО» работают 80% государственных служащих

Создание в Республике Хакасия на базе СЭД «ДЕЛО» единой системы электронного документооборота с общей базой данных – один из самых масштабных проектов в органах власти, реализованных с использованием продуктов компании «Электронные Офисные Системы». На прошедшей в Алтайском крае Межрегиональной конференции «Системы управления информацией: от электронного документооборота к комплексной автоматизации» о текущем состоянии, достижениях и перспективах развития региональной СЭД рассказал Евгений Янулевич, советник Госкомитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия. Данная публикация подготовлена по материалам его доклада.
Немного истории
Стартовой датой проекта следует считать 2001 год, когда руководством Аппарата Правительства Республики было принято решение об автоматизации документооборота на базе современных тиражных решений. Требования, которые предъявлялись к программным продуктам, были классическими для крупных государственных структур – пригодность для ведения корпоративного делопроизводства, масштабируемость, обязательная поддержка электронного документооборота и соответствие федеральным ГОСТам по делопроизводству.
По результатам сравнительного анализа программного обеспечения, представленного на отечественном IT-рынке, была выбрана система «ДЕЛО», удовлетворяющая всем требованиям, как по своим функциональным возможностям, так и по стоимости. Внедрение системы началось в 2002 году.
Проект уникален тем, что все работы велись непосредственно силами сотрудников отдела информатизации Аппарата Правительства Республики. Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, осуществляла поставку программного обеспечения, проводила на всех этапах обучение специалистов заказчика и обеспечивала методическую и техническую поддержку.
На первом этапе была организована работа в системе 23 сотрудников Аппарата Правительства. Затем в рамках реализации целевой программы «Электронная Хакасия (2004-2010 гг.)» шло постепенное развитие системы. В 2006 году рабочими местами были обеспечены все министерства и ведомства Республики Хакасия, при этом каждое работало в своей базе данных, но все БД были размещены на едином сервере документооборота. В аппарате Правительства запустили подсистему поточного сканирования.
В 2007 шло плановое увеличение количества АРМ по потребностям ведомств, была закуплена опция «ЭЦП и шифрование», разработан регламент безбумажного обмена распорядительными документами между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия. С ноября 2007 года исполнительные органы государственной власти Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов с использованием ЭЦП.
Наряду с распространением системы во все подразделения Правительства Хакасии было принято решение о ее внедрении в администрациях муниципальных образований. В 2008 году началось расширение СЭД на уровень районных муниципалитетов. Компания «КС– Консалтинг» поставила комплекты ПО, включая опцию «ЭЦП и шифрование», необходимую для включения районных администраций в единую систему.
Взаимодействие исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия с администрациями муниципальных образований, в части обмена документами в электронном виде, выполняется в рамках двухсторонних соглашений по открытым каналам связи с использованием электронной цифровой подписи и шифрования. Такое взаимодействие позволяет сократить сроки доставки документов и расходы на их пересылку, осуществлять контроль за получением и принятием к исполнению отправленных документов.
Таким образом, все органы исполнительной власти Республики Хакасия и муниципальные образования начали работать с документами по одним и тем же правилам, с использованием одних и тех же информационных и документационных технологий.
Создание единой базы данных и переход к электронному документообороту
В начале 2009 года было принято решение о внедрении технологии согласования в электронном виде проектов нормативных правовых актов, выносимых на заседания Правительства. Для этого нужно было объединить 18 разрозненных баз данных министерств и ведомств Республики в единую базу.
Все работы были выполнены специалистами Госкоминформатизации Хакасии в кратчайшие сроки. Техническую поддержку в режиме «горячей линии» осуществляли специалисты «КС-Консалтинг». В результате появилась общая база данных единой системы электронного документооборота «ДЕЛО», но также осталась возможность работы в каждой из локальных баз министерств и ведомств для завершения жизненного цикла документов, ранее зарегистрированных в них.
В 2010 году все руководители министерств и комитетов получили электронные подписи. В итоге в Правительстве Хакасии полностью исключен бумажный вариант согласования проектов нормативных правовых актов. Это позволило значительно повысить оперативность принятия управленческих решений. Юридическая значимость электронного согласования документов, равно как и их целостность, гарантирована применением ключей и сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП).
В связи с принятием Постановления Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» по инициативе республиканской прокуратуры был осуществлен доступ ее сотрудников к блоку нормативных правовых актов в единой базе данных СЭД «ДЕЛО» Правительства Республики. Кроме того, для осуществления антикоррупционной экспертизы сотрудники прокуратуры получили возможность согласования проектов указанных актов в электронном виде.
Для обеспечения необходимого уровня информационной безопасности доступ к БД СЭД «ДЕЛО» выполняется через защищенное соединение. Каждое рабочее место пользователя системы оснащено программой Vipnet-клиент. Подключение к сети Vipnet выполняется на основании официальной заявки организации, желающей подключиться к системе электронного документооборота Правительства Республики Хакасия в Государственный комитет по информатизации и новым технологиям. В настоящее время многие региональные управления федеральных органов власти в Республике Хакасия имеют доступ в единую СЭД.
Сейчас в единую СЭД органов государственной власти Республики Хакасия имеют доступ около 1000 пользователей, это порядка 80% от общего числа гражданских государственных служащих органов исполнительной власти Республики. Кроме этого, используются 30 лицензий опции «Поточное сканирование», 116 мест – «ЭЦП и шифрование». В течение 2012 года только канцелярией Аппарата Правительства зарегистрировано более 10 000 документов.
В администрациях муниципальных образований Республики на сегодняшний день функционирует более 200 АРМ системы.
Планы и перспективы
Работы по расширению СЭД и ее совершенствованию ведутся постоянно. В ближайших планах – внедрение системы «ДЕЛО» во все подведомственные органам исполнительной власти Республики государственные учреждения, предоставляющие услуги населению. Кроме того, идет реализация мероприятий по интеграции системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия с системой межведомственного документооборота федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (МЭДО ФОИВ) и с системой электронного документооборота Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.
Некоторые интересные факты
• Проекты всех документов, которые создаются в любом из органов исполнительной власти Хакасии и подлежат подписанию, регистрируются в «ДЕЛЕ» в виде РКПД (регистрационной карточки проекта документа).
• Регистрацию осуществляет непосредственный исполнитель документа, который прикрепляет к РКПД файл и отправляет документ на согласование. Бумажный экземпляр на согласование не направляется.
• Лица, согласующие документ, могут вносить при необходимости правки в прикрепленный к РКПД файл, а затем визировать проект с помощью электронной подписи.
• «Бумажного» варианта листа согласования не существует. Для документов, которые подписываются на бумаге (например, нормативных актов Правительства) в момент передачи бумажного экземпляра на подпись должностному лицу лист со списком завизировавших его с помощью ЭП распечатывается из системы и прикладывается к проекту.