Компания Basware продемонстрировала интеграцию своих решений с SAP в реальном времени

Первую часть мероприятия открыли специалисты компании Basware из Финляндии — Ханну Тикканен, менеджер отдела технической поддержки, и Ханну Рииконен, консультант по интерфейсам. Они пошагово продемонстрировали процесс интеграции приложений Basware Invoice Processing и Basware Order Matching с системой SAP в реальном времени. Решение Basware Invoice Automation интегрируется с SAP и поддерживает различные операции по обработке счетов и их автоматизации, а именно автоматическое сопоставление счетов с заказами на закупку, контрактами или определенными бизнес-правилами. Приложение Basware Order Matching позволяет обрабатывать самые разнообразные комбинации сопоставления счетов с заказами, в т.ч.: один счет — один заказ, несколько счетов — один заказ (частичное сопоставление счета), один счет — несколько заказов (консолидированный счет), несколько счетов — несколько заказов.

По словам Ханну Тикканена, еще несколько лет назад автоматизация обработки счетов была не слишком выгодна российским компаниям – многим из них было проще набрать дополнительный персонал для обработки увеличенного объема документов. Сейчас же стоимость рабочей силы растет, а вместе с ней растет и привлекательность программного обеспечения, позволяющего автоматизировать обработку, сопоставление, согласование и оплату счетов, а также отслеживание статуса подписания и выполнения контрактов. К тому же, средства, инвестированные во внедрение программных продуктов, окупаются в нашей стране, самое большее, за год. Для сравнения, на Западе продукт полностью окупается за несколько месяцев, и Россия постепенно к этому тоже придет.

«Решения Basware работают в тесной интеграции с ERP системами (SAP, Oracle, 1С и т.д.), оттуда они получают всю информацию для наполнения счетов аналитическими данными. Поэтому бесшовная интеграция в режиме реального времени позволяет получить все необходимые данные здесь и сейчас, а не через два часа, — рассказывает Ханну Тикканен. – SAP активно применяется в крупных российских компаниях и имеет широкий функционал. И при объединении SAP с решениями Basware заказчик получает идеальное сочетание с точки зрения возможностей, простоты использования и производительности».

По мнению Ирене Матинпало, главы московского представительства Basware, внедрение решений Basware выгодно, в первую очередь, руководителям компаний и финансовым директорам, которые получают возможность видеть полную, структурированную картину по кредиторской задолженности в компании, а также отслеживать, по каким заказам и контрактам оплачиваются счета.

Во второй части семинара перед собравшимися выступил Сергей Айзин, бизнес-аналитик ЗАО «Стокманн». Он поделился опытом внедрения системы автоматизированного управления контрактами Basware Contract Lifecycle Management (CLM). О необходимости подобного решения компания задумалась сразу после развертывания системы автоматизированной обработки счетов Basware Invoice Processing. Инициатором этого проекта стала юридическая служба компании, ответственная за подготовку и согласование документации. Через руки юристов ежегодно проходят сотни контрактов, обработка и согласование их бумажных версий до последнего времени была крайне трудозатратна. Внедрение системы CLM позволило упростить и автоматизировать процессы, создать активную электронную библиотеку документов.

«Я не скажу, что данный проект позволил нам добиться глобальных экономических результатов — сокращения издержек, персонала, роста прибыли и т.п. Но мы получили нечто большее — полный порядок и прозрачность оборота договоров, лицензий и других документов с ограниченным сроком жизни. Значительно упростилась процедура согласования и контроля. При подписании договоров минимизировано влияние человеческого фактора, наш финансовый директор и аудиторы четко понимают, на каких условиях заключаются договора, и что эти условия выгодны для компании. Наконец, наши юристы стали уходить с работы вовремя», — отмечает Сергей Айзин.

В семинаре, организованном при поддержке Iron Mountain, делового партнера Basware, приняло участие около 20 крупных компаний, таких как «Евросеть», X5 Retail Group, КПМГ, «Связной банк», «Проктер энд Гэмбл», «3M Россия», «РУСАГРО», «Ренессанс Кредит» и др. Гости позитивно отзывались о представленных решениях. Татьяна, глава отдела снабжения крупной компании, так охарактеризовала программное обеспечение по автоматизации финансовых процессов: «Думаю, что у подобных решений хорошие перспективы. Наша компания очень заинтересована не только в базовой автоматизации обработки счетов, но и во внедрении специального решения для контроля над договорами. Для нас это настоящая «черная дыра» и головная боль, от которой мы надеемся избавиться с помощью Basware».