«1С: Управление производственным предприятием 8» помогает управлять восемью региональными предприятиями ЗАО «АСПЭК»

Компания «Баланс- Сервис» успешно завершила проект комплексной автоматизации сетевого нефтетрейдера ЗАО «АСПЭК» на базе «1С: Управление производственным предприятием 8». В единой информационной системе работают центральный офис и восемь региональных предприятий холдинга. Руководство ЗАО «АСПЭК» получило единую систему учета, позволяющую в сложной экономической ситуации оперативно управлять региональными предприятиями, управлять дебиторской задолженностью, сокращать затраты компании и повышать производительность труда. В ходе проекта автоматизировано 77 рабочих мест.

ЗАО «АСПЭК» имеет 16- летний опыт работы на рынке нефти и нефтепродуктов. Ежемесячная реализация предприятия составляет более 100 тысяч тонн нефтепродуктов. Предприятие имеет более 800 постоянных партнеров в 73 регионах России, среди которых нефтетрейдеры, владельцы АЗС, автотранспортные организации, промышленные предприятия, дорожно- строительные управления, предприятия агропромышленного комплекса, муниципальные образования и др.

Для обеспечения полноценного управления всеми бизнес- процессами холдинга ЗАО «АСПЭК» требовалась комплексная, современная система автоматизации учета, позволяющая унифицировать бухгалтерский, налоговый, управленческий учет центрального офиса и региональных предприятий в едином информационном пространстве. Необходимо было обеспечить оперативное управление региональными предприятиями, получение консолидированной отчетности, оценки эффективности работы как холдинга в целом, так и каждого предприятия в отдельности.

В результате детального анализа в качестве базы для реализации проекта был выбран программный продукт «1С: Управление производственным предприятием 8», позволяющий организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово- хозяйственную деятельность предприятия. Большую часть потребностей ЗАО «АСПЭК» можно было решить типовыми возможностями данного продукта, а масштабируемость и гибкость платформы «1С: Предприятие 8» позволяли адаптировать типовую конфигурацию под отраслевую специфику предприятия — учет нефтетрейдерских сделок. При принятии решения о выборе продукта руководство ЗАО «АСПЭК» учитывало также, что «1С: Управление производственным предприятием 8» помимо автоматизации учета хозяйственных операций, дает возможность осуществлять планирование продаж и закупок, выполнять формирование бюджетов и контроль их выполнения, производить анализ деятельности предприятия по различным показателям.

Подрядчиком выполнения проекта была выбрана компания «Баланс- Сервис», обладающая многолетним опытом выполнения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовавшая себя в области внедрения решений на платформе «1С: Предприятие 8».

Первым этапом проекта было предпроектное обследование, результатами которого стали: описание концепции будущей системы и техническое задание, в котором были зафиксированы функциональность системы, бюджет и сроки проекта. Само внедрение было разбито на пять этапов, соответствующих задачам автоматизации: учет нефтетрейдерских сделок, бухгалтерский и налоговый учет, учет региональных продаж, бюджетирование, тиражирование системы на 8- ми региональных предприятиях. Поэтапное внедрение позволило в значительной степени снизить риски проекта, заранее спланировать бюджет и сроки, быстро получить ощутимые результаты.

Проект автоматизации объединил в единое информационное пространство головное предприятие ЗАО «АСПЭК» и восемь региональных предприятий: ООО «АСПЭК- Волгоград», ООО «АСПЭК- Казань», ООО «АСПЭК- Самара», ООО «АСПЭК- СевероЗападНефтеПродукт», ООО «АСПЭК- Смоленск», ООО «АСПЭК- Тверь», ООО «АСПЭК- Уфа», ООО «АСПЭК- Челябинск». В общей сложности было автоматизировано 77 рабочих мест.

В промышленную эксплуатацию запущены следующие подсистемы:
•управление заказами покупателей,
•управление закупками,
•управление запасами,
•управление продажами,
•управление цепочками поставок,
•бухгалтерский учет,
•налоговый учет,
•расчет зарплаты,
•управление персоналом,
•управление денежными средствами,
•бюджетирование,
•планирование продаж,
•планирование закупок.

В типовой функционал «1С: Управление производственным предприятием 8» добавлены новые возможности, которые расширили область применения программного продукта и позволили максимально приблизить порядок работы с программой к специфике бизнес- процессов нефтетрейдера. Система обеспечивает учет движения и возвратов вагоно- цистерн, расчет процентов и ведение учета взаиморасчетов по кредитам и займам, раздельный учет и контроль выполнения сделок по закупкам и реализации нефтепродуктов, учет путевых листов, учет автотранспорта, шин, аккумуляторов, расчет показателей по премированию сотрудников.

В результате внедрения:
•автоматизированы все процессы, связанные с закупкой, транспортировкой и реализацией нефтепродуктов, что позволило оценивать эффективность каждой сделки. Программа позволяет учитывать все затраты, связанные со сделками, включая транспортные затраты, затраты по хранению, затраты по возврату вагоно- цистерн, расходы на отвлечения денежных средств. Все эти затраты распределяются на соответствующую сделку, соответствующую отгрузку. Таким образом, можно получить оценку финансового результата конкретной сделки по всем интересующим руководство разрезам и при возможности сократить затраты на проведение следующих сделок, что позволяет оптимизировать бизнес- процесс и получать максимальную прибыль;
•автоматизирован полный цикл управления денежными средствами от плановых бюджетов движения денежных средств до фактического исполнения платежей в системе «Банк- Клиент»;
•благодаря автоматизации учета путевых листов, автотранспорта, шин, аккумуляторов появилась возможность планировать и контролировать затраты на ГСМ, замену автозапчастей, шин, аккумуляторов;
•в несколько раз возросла скорость получения отчетов; во- первых, благодаря тому, что данные теперь находиться в одной базе, а во- вторых, благодаря универсальным механизмам схемы компоновки данных, позволяющими очень быстро получать различные варианты настроек любых отчетов;
•исключен двойной ввод информации; повысилась производительность труда; автоматизация позволила снизить трудозатраты на обработку первичных документов;
•реализована подсистема разграничения доступа к системе, позволяющая гибко настраивать параметры доступа пользователей к данным системы;
•в рамках работы с дебиторкой реализована подсистема расчета и подготовки претензий, благодаря чему возросла скорость подготовки претензионных документов;
•внедрена система мотивации менеджеров в соответствии с корпоративным положением о премировании;
•разработаны и внедрены единые стандарты ведения бухгалтерского и налогового учета (единая учетная политика, единый план счетов, единые аналитические справочники); централизованная система с единой нормативно- справочной базой для всех предприятий холдинга исключает дублирование информации, повышает ее достоверность;
•автоматизировано ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями Российского законодательства и корпоративной учетной политики; в том числе ведение учета в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль ПБУ 18/ 02»;
•время подготовки регламентированной отчетности уменьшилось в 2 раза;
•время подготовки консолидированной отчетности уменьшилось в 4 раза.

Новая система автоматизации позволяет предприятию:
•эффективно управлять дебиторской задолженностью, оперативно выявлять просроченную задолженность, контролировать каждого дебитора исходя из условий договорных отношений;
•планировать движение денежных средств, контролировать их использование;
•осуществлять контроль за расходами связанными с нефтетрейдерскими сделками: транспортные расходы, услуги по возврату вагоно- цистерн, услуги по хранению, отвлечение денежных средств;
•контроль за расходами предприятия позволяет выявлять статьи затрат за счет которых предприятие может экономить;
•применять систему оценки различных показателей (срок выполнения заказа, просроченная задолженность и др.), используемую для мотивации персонала, что в свою очередь позволяет повысить эффективность труда.

Финансовый директор — начальник финансово- экономического управления ЗАО «АСПЭК» Тарасов Юрий Александрович: «В результате внедрения «1С: Управление производственным предприятием 8» мы получили единую информационную базу, объединившую головное и восемь региональных предприятий. Появилась возможность практически в реальном времени держать руку на пульсе нашего бизнеса, оперативно принимать обоснованные управленческие решения. В системе осуществляется учет всех затрат, связанных с реализацией нефтепродуктов, как прямых, так и косвенных. Появилась возможность получения финансового результата, как по отдельным предприятиям, так и в целом по холдингу, с расшифровкой данных до заказа, контрагента, номенклатуры, менеджера».