Чому бізнеси відмовляються від паперових документів: переваги ЕДО

Електронний документообіг (ЕДО) уже став нормою для сучасного бізнесу. Паперовий документообіг — це витрати, повільні процеси та втрата гнучкості. Сучасний бізнес не може собі цього дозволити. Цифрові рішення прискорюють бізнес-процеси, мінімізують помилки та дозволяють ухвалювати рішення в режимі реального часу — з дому, офісу чи під час відрядження.

У цій статті розповідаємо:

• як працює електронний документообіг;
• що потрібно для переходу;
• скільки це коштує та скільки економить;
• чому ЕДО — це не складно, а вигідно.

Що таке електронний документообіг простими словами

Електронний документообіг (або ЕДО) — це спосіб обміну документами між компаніями та всередині компанії в цифровому форматі. Усі процеси — створення, погодження, підписання та зберігання — відбуваються онлайн, без друку паперу, кур’єрів і черг.

Як працює ЕДО на практиці? 

Документи створюються у зручній системі ЕДО, підписуються КЕП (кваліфікованим електронним підписом) і надсилаєте контрагенту чи колезі за кілька кліків через захищений електронний канал. У результаті — документ миттєво потрапляє до адресата, автоматично фіксується в системі, і ви завжди бачите, хто і коли його підписав. Весь процес займає хвилини, а не дні.

Що потрібно для запуску ЕДО?

Щоб перейти на електронний документообіг, потрібно:

1. Розробити внутрішні накази про запровадження ЕДО;
2. Вибрати надійний сервіс електронного документообігу;
3. Отримати КЕП для всіх працівників, які працюватимуть з е-документами.

Після цього можна повноцінно обмінюватися електронними документами з партнерами, клієнтами чи державними установами.

7 причин перейти на ЕДО вже сьогодні

1. Економія часу працівників — не потрібно бігати за підписами або шукати потрібний папірець.
2. Зниження витрат на папір, друк, доставку — усі документи надсилаються онлайн.
3. Безпечне зберігання документів — вони не загубляться і не згорять.
4. Миттєвий обмін між компаніями — контрагент отримає документ за секунди.
5. Доступність документів з будь-якої точки — з дому, офісу або навіть у відрядженні.
6. Юридична сила — документи з КЕП мають таку ж силу, як і паперові.
7. Легкість масштабування та аналітики — зручно керувати великими обсягами даних і швидко знаходити потрібне.

Скільки це коштує і скільки економить ваш бізнес

Вартість електронного документообігу залежить від обраного сервісу, кількості документів і користувачів. У середньому для малого або середнього бізнесу ці витрати стартують від  500–1 000 грн на місяць.

Умовний розрахунок економії для малого/середнього бізнесу:

Уявімо, що компанія обмінюється 300 документами на місяць. Ось як виглядають витрати у паперовому форматі та електронному варіантах:

Разом (папір): ≈ 12 950 грн/міс

Разом (ЕДО): ≈ 1 000–1 500 грн/міс

Економія — понад 10 000 грн щомісяця, або ≈ 130 000 грн на рік.

Як швидко окупається впровадження

Електронний документообіг зазвичай окупається за 1–2 місяці, навіть для невеликої компанії. А далі — лише стабільна економія часу, коштів і людських ресурсів.

Крім прямої фінансової вигоди, ЕДО дає стратегічні переваги:

• швидке ухвалення рішень,
• зниження кількості помилок,
• підвищення прозорості,
• готовність до масштабування.

Типові заперечення та відповіді на них

«Це складно». Насправді — ні. Сучасні сервіси ЕДО мають простий та інтуїтивний інтерфейс. Навіть новачок швидко розбереться.

«Це небезпечно». Документи шифруються, підписуються КЕП і передаються через захищені канали. Безпечніше, ніж паперові.

«Це дорого». Уже через 1–2 місяці витрати окупаються. А далі — постійна економія часу і грошей.

Готове рішення: сервіс «Вчасно.ЕДО»

Переходити на електронний документообіг — це стратегічно правильне рішення для бізнесу, який цінує ефективність, безпеку та прозорість процесів. Поки одні компанії продовжують витрачати час на папери, інші вже оптимізували свої процеси, підвищили контроль і знизили витрати.

«Вчасно.ЕДО» — це надійний український сервіс, який дозволяє компаніям будь-якого масштабу швидко перейти на обмін документами в електронному форматі. Усе, що вам потрібно — підключити сервіс, отримати КЕП і вже сьогодні почати повноцінну цифрову взаємодію з контрагентами, держорганами чи партнерами.

Спробуйте «Вчасно.ЕДО» — надішліть свій перший електронний документ за 2 хвилини і переконайтесь, як просто це працює. Папір залишимо в минулому — час переходити на ефективний та сучасний формат роботи.