Электронные архивы для операторов и финансового сектора

При возрастании количества бумаг неизбежно встает вопрос, как обеспечить эффективное управление накопленными информационными активами предприятия.

Компании, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным нагромождением своего контента. Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем.

Здесь на помощь и приходят ЕСМ-системы (Enterprise Content Management) — системы управления информационными ресурсами предприятия (контентом). ЕСМ-система предназначена для хранения и обработки неструктурированной информации, то есть информации, не имеющей четко определенной структуры -это текстовые документы, изображения, электронные таблицы и многое другое. По статистике ежегодный рост объема только неструктурированного контента на предприятиях составляет 65-200% в зависимости от отрасли. ЕСМ-система позволяет не только создавать данные в распространенных приложениях, но и получать доступ к ним из разных источников и легко манипулировать ими. За счет возможностей создания схем категоризации информации, метаданных и тегов, обеспечиваемых ЕСМ, эти программные средства получают мощные инструменты поиска и извлечения данных. С помощью программного обеспечения управления корпоративным контентом можно выполнять просмотр, модификацию и одобрение любых сведений в соответствии с заданным деловым регламентом.

О том, насколько важна ECM, можно судить на опыте оператора мобильной связи «МТС-Украина» («Украинская мобильнаы связь»), внедряющего подобную систему для электронного архивирования документов. Для реализации проекта в рекордный срок 1 месяц был создан специальный консорциум, где генеральным подрядчиком выступила корпорация «Галактика», партнерами — ABBYY Украина, IBM Украина, «Синергия Консалтинг», Galantis Inc.

Внедрение комплексного ЕСМ-решения в МТС-Украина предусматривает обновление программного и аппаратного обеспечения системы электронного архива компании. Электронный архив представляет собой централизованное хранилище электронных копий бумажных документов. Для перевода бумажных документов в электронный вид эти документы сканируются и распознаются специальным программным обеспечением ABBYY FormReader, которое поставит компания ABBYY Украина. Далее эти документы уже в электронном виде попадают в ЕСМ-систему. ЕСМ-система представляет собой платформу FileNet Р8 компании IBM с надстроенной системой управления пользовательскими интерфейсами GEMFrame компании Galantis Inc. В электронном хранилище документы упорядочиваются, информация в них категоризируется, что позволяет в нужное время за минимальные сроки осуществить поиск и извлечение необходимых данных.

В «МТС-Украина» с помощью внедряемого комплексного ЕСМ-решения планируется обрабатывать более 1 млн. скан-копий документов в год. Это планируется достичь в том числе и за счет обновления аппаратных средств на более современные. Так, компания IBM поставит новые мощные серверы и коммутаторы, а компания «ABBYY Украина» поставит автоматические сканеры для считывания информации на бумажных носителях. Консалтинговые услуги по модернизации системы электронного архива М»ТС-Украина» на протяжении всего срока реализации проекта будет оказывать компания «Синергия Консалтинг».

«Ни для кого не секрет, что кредитная политика по отношению к абонентам со стороны компании МТС достаточно гибкая и быстро развивающаяся, — говорит Юрий Валушко, ведущий эксперт департамента финансов УМС. — Это одно из важных и ощутимых достоинств, коотрые предоставляет наша компания по отношению к абонентам. С другой стороны, если мы готовы предоставлять кредиты, то мы должны очень четко отслеживать весь механизм образования дебиторской задолженности, иметь средства оперативного управления им и в случае необходимости взыскивать задолженность. Это позволит нам более гибко предоставлять для наших клиентов кредиты, более гибко осуществлять кредитную политику».

Александр Еремко, директор «Синергия консалтинг», отметил, что система электронного архива может успешно использоваться и другими подразделениями оператора. «С точки зрения абонентов, я думаю, система также поможет МТС повысить обслуживание абонентов, например, в колл-центре по телефону. Потому что часто абоненты звонят и задают вопросы, например: «А подключался я к вам пять лет назад? Я хочу узнать, какие сервисы я тогда использовал». С помощью же системы электронного архива можно в считанные секунды получить на экране образ договора, который подписывался пять лет назад и ответить на эти вопросы», — отмечает Еремко..

Геннадий Дворецкий, директор по развитию бизнеса компании Galantis, отмечает уникальность проекта прежде всего в том, что он запущен в рекордно короткие сроки. По его словам, при таких объемах — более 1 млн. документов в год — решение окупится именно за такой срок.

По мнению экспертов, заказчиками подобных решений могут выступать в первую очередь страховые компании, а также банковский сектор, особенно в плане оценки кредитных историй. Кроме того, в них заинтересованы компании, которые имеют множество финансовых активов.